Infographie – Quelles sont les étapes pour organiser un événement ?

les étapes d'un événement

Communiquer autour de votre marque sur internet est une très bonne chose, mais organiser un événement physique pour rencontrer personnellement vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs est un acte très apprécié de tous. Et complémentaire à une communication exclusivement digitale.

Mais attention, un événement se prépare et s’anticipe ! De nombreux points de vigilance sont à prendre en compte. Vous ne savez pas par où commencer ? On vous explique tout à travers une infographie !

Définir les objectifs de votre événement :

Avant de vous lancer tête baissée dans l’envoi massif d’invitations, prenez le temps de réfléchir et de lister avec précision les raisons d’existence de cet événement. Est-ce que votre but est de proposer une conférence ciblée à des professionnels du domaine pour mettre en avant votre expertise ? De rassembler le grand public autour de problématiques larges tout en faisait la promotion de votre produit ou service ? D’offrir un événement ludique et fédérateur pour diffuser une image positive de votre marque et attirer la sympathie ?

Votre événement doit s’inscrire dans une stratégie globale et représenter une réelle valeur ajoutée pour votre entreprise. Dans cette optique, le choix du lieu n’est pas anodin, bien au contraire. Il doit être cohérent avec le message véhiculé par votre événement et s’accorder avec. Si vous avez des difficultés à concevoir votre événement, vous pouvez faire appel à des agences spécialisées.

L’agence Manae Business, spécialiste de l’événementiel, le marketing et la communication, nous propose une infographie sur les 5 étapes clefs pour organiser un événement.

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Les étapes indispensables pour organiser un événement :

Les étapes de l'organisation d'un événement en une infographie

La mise en place de l’événement

Une fois que vos objectifs ont été posés précisément sur papier, il vous reste à constituer l’équipe chargée de l’organisation de l’événement. Prenez garde à choisir des personnes professionnelles et aux compétences complémentaires, mais qui ont surtout une expérience significative dans l’organisation d’événement.

Ne négligez pas le choix de la date et surtout, assurez-vous qu’aucun autre événement risquant de cannibaliser le vôtre n’est organisé en même temps. Une fois ceci défini, vous pouvez commencer à définir le budget votre événement et à rechercher des partenaires et sponsors.

Ne tardez pas à établir votre rétro-planning car il vous offrira une bonne visibilité sur votre avancement et sur les différentes tâches à accomplir. Selon le lieu choisi, entamez le plus vite possibles les démarches administratives car cette partie peut prendre du temps…

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Communiquer autour de votre événement

Une fois que toute la structure et le déroulement de votre futur événement sont mis à plat, il est temps de vous atteler à la communication.

Choisissez les supports :

    • flyers,
    • site événementiel,
    • réseaux sociaux,
    • affichage urbain,
    • newsletter…

Ensuite, déroulez votre plan de communication en restant bien fidèle à votre image de marque. L’idée est de faire un teasing progressif de votre événement et de faire monter la sauce à quelques jours de la date fatidique !

Au niveau du SEO, (parce qu’après tout nous sommes toujours sur un blog qui traite du référencement naturel), veillez à rédiger quelques articles en amont de l’événement pour multiplier vos chances d’être vus, mais aussi à rédiger une review en aval. Ce sera l’occasion de faire le bilan, d’exposer les retombées et de remercier les personnes présentes !

Et vous, quelle sera la thématique de votre prochain événement ?

Source infographie


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